Jak na whistleblowing krok za krokem

Přípravná fáze

1. nastavení vnitřního oznamovacího systému

• vlastní systém v rámci společnosti (bezpečná varianta)
• outsourcing
• sdílený oznamovací systém – jen pro subjekty s maximálním počtem zaměstnanců 249 a vyjma veřejných zadavatelů

2. forma oznámení – jakými způsoby přijímat oznámení

• oznamovateli musí být umožněno podat oznámení písemně i ústně a na vyžádání i osobně – konkrétní způsoby si však můžete zvolit sami (pokud budou dostatečně zabezpečené)
  1. písemně (např.)
     • elektronická forma – datová zpráva, zabezpečený e-mail s upravenými právy, aplikace
     • listinná forma – schránka důvěry, pošta, osobní předání
  2. ústně (např.)
     • osobně
     • telefonicky na zřízenou interní linku (nahrávání možné pouze se souhlasem oznamovatele)
     • videokonferenční aplikace / software (nahrávání možné pouze se souhlasem oznamovatele)

3. vyloučení oznámení od určité skupiny osob + anonymní oznámení

• povinné subjekty mohou vyloučit přijímání oznámení od tzv. „nezaměstnanců“ – například od osoby, která vykonává pro Vaši společnost činnost jako osoba samostatné výdělečně činná, která vykonává funkci člena orgánu právnické osoby, dodavatele, …
• jak naložit s anonymním oznámením
  • přijímat / nepřijímat
  • vypořádání se s povinností zajistit ochranu pro oznamovatele, který učinil anonymní oznámení a jehož totožnost vyšla dodatečně najevo

4. výběr příslušné osoby (příslušných osob)

• zohlednit zákonné požadavky na příslušnou osobu – fyzická osoba, bezúhonná (ve smyslu zákona), zletilá, plně svéprávná
• doporučujeme, aby příslušné osobě byla zajištěna nezávislost při výkonu funkce, aby byla nestranná, maximálně důvěryhodná a s co nejnižší mírou rizika vzniku střetu zájmů
• příslušnou osobou může být
  1. interní zaměstnanec povinné osoby
  2. externí osoba (POZOR: vždy musí jít o fyzickou osobu, lze ale sjednat s právnickou osobou zajištění vhodných fyzických osob)

Realizační fáze

1. uzavření smluvní dokumentace s příslušnou osobou

• zaměstnanec – DPP / DPČ, rozšíření druhu práce v rámci pracovní smlouvy, …
• externí osoba – smlouva o poskytování služeb, …
• zajištění čestného prohlášení, že příslušná osoba splňuje podmínky pro výkon funkce příslušné osoby (zejm. bezúhonnost)
• prokazatelné poučení o právech a povinnostech příslušné osoby

2. zaškolení příslušné osoby

• není povinné, ale doporučujeme jako nadstavbu k písemnému poučení
• detailnější seznámení příslušné osoby s jednotlivými kanály a způsoby oznamování a jejich prověřováním, technickým zabezpečením, …
• sepsání záznamu o zaškolení příslušné osoby

3. technické zajištění kanálů pro oznámení

• zajištění přístupu výlučně pro příslušné osoby
• konkrétní prostředky pro umožnění oznamování – cloudová uložiště, zabezpečené složky, schránky důvěry…
• pozor na e-mail, nutnost zajistit schránku s přístupem výlučně pro příslušné osoby a zamezit přístup neoprávněným osobám k jejich obsahu (vč. zaměstnanců IT)

4. příprava účelných formulářů (výčet není vyčerpávající)

• potvrzení o přijetí oznámení
• informace o zpracování osobních údajů
• sdělení o prodloužení lhůty k vyhodnocení oznámení
• sdělení o posouzení důvodnosti oznámení
• sdělení o přijatých opatřeních
• …

5. vnitřní směrnice (není povinná – nicméně ji důrazně doporučujeme)

• oprávnění a povinnosti příslušné osoby
• povinnost součinnosti zaměstnanců vůči příslušným osobám
• bližší úprava ochrany zabezpečení a důvěryhodnosti oznamovacího systému
• nakládání s oznámením (zprocesování, přístup, forma uchovávání, evidence, likvidace, …)

6. informace na webové stránky (nebo uveřejnění jiným způsobem umožňujícím dálkový přístup)

• o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a Ministerstvu spravedlnosti
• ztotožňující příslušné osoby, jejich telefonní číslo a adresu elektronické pošty nebo jinou adresu pro doručování
• zda povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od specifického okruhu osob

7. školení zaměstnanců

• není povinné – povinnost informovat zaměstnance se splní vyvěšením informace na web – nicméně i tak doporučujeme proškolit zaměstnance – a to i společně se soft tématy, které bývají s otázkami whistleblowingu spojené
• praktická ukázka oznamování
• práva a povinnosti oznamovatelů
• odvetná opatření
• nepravdivé oznámení a riziko náhrady ne/majetkové újmy

 

 

---

Výše uvedené informace nelze chápat jako vyčerpávající a nemělo by na ně být plně spoléháno. Nejedná o právní radu, za kterou by naše advokátní kancelář odpovídala ve smyslu příslušných právních předpisů. V případě jakýchkoliv dotazů se na nás neváhejte přímo obrátit.