V době jarní vlny koronaviru jsme na našich stránkách rozebírali nejčastější otázky týkající se home-office, které se v té době týkaly zejména možnosti požadovat po zaměstnancích výkon práce z domova či z jiného místa odlišného od pracoviště zaměstnavatele (home-office) a principům nastavení podmínek takovéto práce. S přibývajícím časem, kdy se home-office uplatňuje, se však objevují i další otázky…
Jak ošetřit BOZP při práci na home-office?
Pokud zaměstnavatel (s ohledem na současné nařízení vlády ukládající zaměstnavatelům povinnost přidělovat práci z domova / jiného místa odlišného od pracoviště zaměstnavatele) uzavře se zaměstnancem dohodu o výkonu práce na home-office, pak by součástí takovéto dohody měl být souhlas zaměstnance se zpřístupněním jeho obydlí (nebude-li dán samostatně), aby zaměstnavatel měl možnost řádně vyšetřit případný úraz, který by se zaměstnanci přihodil při výkonu práce na home-office, případně ověřit přímo na domácím pracovišti zaměstnance, zda splňuje podmínky pro bezpečný a zdraví neohrožující výkon práce.
Součástí takovéto dohody by tak měla být i prohlášení zaměstnance ohledně vybavení jeho domácnosti (či jiného místa sloužícího k výkonu práce) lékárničkou a ohledně splnění minimálních bezpečnostních a hygienických standardů pro výkon dané práce.
Jak postupovat v případě úrazu při práci na home-office?
Pokud se zaměstnanci stane při práci na home-office úraz, měl by to stejně jako jakýkoli jiný úraz bez zbytečného odkladu nahlásit svému zaměstnavateli, resp. jeho nadřízenému (pokud zaměstnavatel neupravil jiný interní postup).
Ačkoli i v případě těchto úrazů platí obecná zásada, že včasné nesplnění oznamovací povinnosti nemá samo o sobě za následek ztrátu nároku na náhradu újmy, tak je z povahy věci přirozené, že s přibývajícím se časem od předmětného úrazu bude pro zaměstnance těžší tvrdit a prokazovat skutečnosti týkající se okolností vzniku příslušného úrazu i jeho příčinné souvislosti s poškozením zdraví (poraněním) dotčeného zaměstnance.
Nejenže je to tedy zaměstnanec, kdo je povinen prokázat vznik úrazu a jeho následky, ale zároveň je to také zaměstnanec, kdo musí prokázat, že se jedná o pracovní úraz – tedy úraz, který vznikl při výkonu v práci nebo v přímé souvislosti s ním.
Právě ale v případech častých úrazů, které se přihodí například během pauzy na oběd, kdy si dotyčný zaměstnanec sám něco uvaří, a přitom se v kuchyni spálí, se nejedná o pracovní úraz. Sama přestávka v práci na jídlo a oddech sice nevylučuje uznatelnost pracovního úrazu, ale pouze za předpokladu, že by k úrazu došlo při přestávce trávené na pracovišti zaměstnavatele.
Je zaměstnavatel povinen nahradit zaměstnanci náklady spojené s prací na home-office?
Odpověď na tuto otázku vyplývá de facto přímo z definice závislé práce, podle které závislá práce musí být vykonávána na náklady zaměstnavatele.
Na základě tohoto principu je tedy zaměstnavatel povinen nahradit zaměstnanci náklady za opotřebení jeho vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu jeho práce, a to za podmínek a ve výši sjednané v kolektivní smlouvě / individuální smlouvě uzavřené s dotčeným zaměstnancem, stanovené vnitřním předpisem zaměstnavatele, případně v konkrétním případě individuálně určené zaměstnavatelem.
Jak je tomu ale v případě, kdy zaměstnavatel vybaví zaměstnance svým zařízením?
V tomto směru je nutné si uvědomit, že ačkoli zaměstnanec využívá i při práci z domova (nebo z jiného místa odlišného od pracoviště zaměstnavatele) zařízení zaměstnavatele, neznamená to, že by mu žádné náklady nevznikaly.
V těchto případech totiž zaměstnanci nadále vznikají náklady na energie, na internetové připojení a další, které souvisí s výkonem práce pro zaměstnavatele.
Vzhledem k tomu, že se zaměstnanec z povahy věci nemůže vzdát náhrady těchto nákladů, tak by mu měly být zaměstnavatelem proplaceny – nicméně pak se nabízí otázka, jakým způsobem tyto náklady vyčíslit?
V zásadě existují dva možné přístupy:
- paušálně
- dle výše, kterou prokáže zaměstnanec
Ačkoli je v praxi samozřejmě jednodušší stanovit paušální částku, která bude zaměstnanci měsíčně vyplácena (a která by dle našeho názoru měla být odvozena z denního paušálu a počtu dnů strávených výkonem práce na home-office), tak je nutné upozornit na odlišný názor Generálního finančního ředitelství („GFŘ“). Podle GFŘ by totiž mohlo dojít k tomu, že pokud by nahrazená částka byla nižší, došlo by k přenesení části nákladů na zaměstnance, v důsledku čehož by tak nebyl dodržen princip, že náklady na výkon práce nese zaměstnavatel. Na druhou stranu, pokud by zaměstnavatel stanovil paušál vyšší, než jaké jsou reálné náklady, zaměstnanec by de facto obdržel peněžitý příjem, který by měl podléhat zdanění.
Z pohledu GFŘ by tedy výše náhrady nákladů měla být určena individuálně u každého zaměstnance, a to na základě konkrétních nákladů doložených zaměstnancem. Prokázání výše nákladů je však složité a těžko prokazatelné nejen pro zaměstnance, ale i pro zaměstnavatele, na kterého by takovýto postup zároveň kladl nemalé administrativní a časové náklady…
Nicméně pro úplnost je třeba říci, že výše uvedený závěr GFŘ dosud nebyl aprobován soudní praxí – a je tedy otázkou, zda by v této situaci soudy neakceptovaly i praxi denního / měsíčního paušálu, kterou z našich zkušeností klienti volí jako administrativně lépe zvládnutelnou.
A jak se naopak z hlediska benefitů přistupuje ke stravenkám při práci na home-office?
Pokud zaměstnavatel poskytuje zaměstnancům příspěvek na stravování, je tu dle zákona o daních z příjmů podmínkou pro daňovou uznatelnost takového nákladu, že zaměstnanec za den, za který mu vznikl nárok na tento příspěvek, odpracuje v rámci své směny alespoň 3 hodiny.
Ačkoli by se z tohoto výkladu podávalo, že by tedy zaměstnanci mělo náležet toto právo bez ohledu na skutečnost, zda vykonává práci na pracovišti zaměstnavatele, nebo z jiného místa odlišného od pracoviště zaměstnavatele, tak podle názoru GFŘ vyplývá z výše uvedeného zákona další podmínka, a to že zaměstnanec nejenže musí odpracovat alespoň 3 hodiny, ale že se musí jednat o odpracovanou dobu vyplývající z předem daného rozvrhu směn stanoveného zaměstnavatelem.
Z takového výkladu GFŘ tak vyplývá, že by nárok na příspěvek na stravování měli pouze ti zaměstnanci pracující na home-office, kterým je pracovní doba nadále rozvrhována zaměstnavatelem a na které se tak nevztahují výjimky stanovené v § 317 zákoníku práce.
Nicméně i v případě této otázky platí, že se zatím jedná jen o názor GFŘ, který však dosud nebyl aprobován soudní praxí.
Pokud máte jakékoli další konkrétní dotazy a/nebo byste potřebovali poradit s nastavením home-office ve Vaší společnosti, případně se zněním příslušné dohody a směrnice k home-office, neváhejte se na nás obrátit na e-mailu borovec@boroveclegal.cz nebo prostřednictvím kontaktního formuláře na těchto stránkách.
